Mit der Rechtswirksamkeit der „Verordnung zur Bestimmung der technischen Anforderungen an elektronische Aufzeichnungs- und Sicherungssysteme im Geschäftsverkehr“ (KassenSichV) per 7. Oktober 2017 sind die Anforderungen an die Transparenz und Dokumentation von Geschäftsvorfällen an der Ladenkasse erneut gestiegen. Die Verordnung konkretisiert in § 146 a Abgabenordnung (AO) die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD).
Seit dem 1.1.2020 gilt zudem eine Belegausgabepflicht – gemeinhin „Bonpflicht“ genannt – die bei Verwendung elektronischer Kassen die Herausgabe eines in seiner Art und seinem Umfang vom Gesetzgeber genau spezifizierten Kassenbons an den Kunden vorschreibt.
Nach Ablauf der Karenzzeit zur Umrüstung von Kassen mit sogenannter TSE (technische Sicherungseinrichtung) am 31.3.2021 müssen mit diesen gesetzeskonforme Bons erstellt und an den Kunden ausgegeben werden. Für nicht entsprechend aufrüstbare Registrierkassen, die zwischen dem 25.11.2010 und dem 1.1.2000 erworben wurden, endet die Nutzbarkeit per Ultimo 2022. [1]
Inhaltsverzeichnis
Warum eine Bonpflicht?
Entgegen dem Anschein, den die physische Herausgabe eines Bons an einen Kunden nach Abschluss des Bezahlvorganges macht, ging es dem Gesetzgeber nicht darum, Dokumentation über das Übereignungsgeschäft hinsichtlich der Zahlmittel im Sinne des Kunden gesetzlich vorzuschreiben.
Die Verpflichtung, die Entgegennahme von Zahlungen auf Verlangen zu dokumentieren, resultiert schon aus § 368 BGB („Quittung“). Aus § 368 BGB folgt damit auch, dass eine Möglichkeit zur Quittungserstellung auch bei „offenen Kassen“ vorgesehen sein muss. Üblich und im Handel erhältlich sind Quittungsvordrucke mit Durchschlagpapier für handschriftliche Quittungen, mit dem Durchschlag wird ein Doppel für den Aussteller erzeugt, das jener in seiner Buchhaltung weiterverwenden kann.
Motivation des Gesetzgebers war die Verhinderung von Manipulation an digitalen Kassen und damit einhergehender illegaler Steuervermeidung. Deshalb sind die sogenannten TSE für digitale Kassen vorgeschrieben, die eine nachträgliche Manipulationen wie das Löschen von Kassiervorgängen verhindern sollen. Auch ein Storno – etwa, wenn sich beim Bezahlen an der Ladentheke herausstellt, dass der Kunde sein Portemonnaie vergessen hat – hat als Kassiervorgang in der Historie der elektronischen Kasse zu erscheinen. Ein Löschen des ursprünglichen Kassiervorganges ohne digitale Spur darf nicht möglich sein, da ansonsten alle Kassiervorgänge rückwirkend spurlos annulliert werden könnten.
Durch die neue Verpflichtung, einen Bon über den Kassiervorgang zu erstellen, gelangt zudem eine Zweitschrift über den Vorgang in Umlauf und nach außerhalb der Einflusssphäre des Kassenbetreibers. Bei einer Überprüfung der Kassenhistorie durch das Amt – „Kassenschau“ genannt – ist damit ein Abgleich des erstellten Bons mit der elektronischen Kassenhistorie möglich. Findet sich der ausgegebene Bon nicht in der Historie, ist der Anfangsverdacht einer Kassenmanipulation und damit einer Steuerstraftat naheliegend.
Welche Kassensysteme sind betroffen?
Alle elektronischen Kassen fallen unter die Bonpflicht, andere Arten von Kassen nicht.
Damit ist aber nicht vorgeschrieben, dass jedes Einzelhandelsgeschäft auch eine elektronische Kasse verwenden müsste.
Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) stellt in seinen einschlägigen FAQ explizit dar, dass sich der Gesetzgeber „gegen eine Registrierkassenpflicht entschieden“ habe [2]. Sogenannte „offene Ladenkassen“ – etwa Schubladen mit Geldfächern – fallen nicht unter die Bonpflicht.
Dies ist eine vom BMF explizit eingeräumte Ausnahme von der Regelung. Weitere Ausnahmen bei Härtefällen können beim zuständigen Finanzamt beantragt werden.
Alle Kassen- und Buchhaltungssysteme hingegen müssen den Grundlagen ordnungsgemäßer Buchführung genügen. Eine sachkundiger Dritter – zum Beispiel ein Steuerprüfer – muss sich einen Überblick über Einnahmen und Ausgaben verschaffen können, im Fall der Kasse also über die Einnahmen am Ladentresen.
Ferner hat das Finanzamt für Geschäftsräume mit Kassen und abhängig von deren Art ein Betretungsrecht aus § 146b Abs. 1 Satz 1 AO zur sogenannten „Kassennachschau“. Das meint eine Überprüfung der Zahlungsvorgänge, die über die Kasse abgewickelt wurden.
Was ist unter „Bon“ zu verstehen?
Eine besondere physische Form des Bons ist nicht vorgeschrieben, der Regelfall ist ein Papierausdruck, wie man ihn von Supermarktkassen kennt.
Elektronische Bons – etwa für Smartphone oder E-Mail – sind grundlegend ebenfalls gültige Bons, vgl. [2], Abschnitt „Können nur Papierbelege ausgestellt werden?“. Sie müssen aber in einem üblichen, ohne Spezialsoftware zu nutzendem, Format vorliegen. Dies trifft aufgrund ihrer Verbreitung und Anwendung im Internet auf Grafiken im JPG- und PNG-Format und auf PDF-Dokumente zu.[1]
Welche Angaben muss ein Bon enthalten?
In der Papierform – oder, mit Kundenzustimmung in elektronischer Form – müssen auf dem Bon ersichtlich sein [1]:
- Name und Anschrift des Ausstellers
- Datum
- Bezeichnung der Waren oder Leistungen
- Entgelte und Steuersätze pro Posten
- Zeitpunkt der Berechnung (Anfang und Ende)
- Betrag/Beträge (bei mehreren Zahlarten, etwa Bar und Gutschein oder Bar und Kreditkarte, die Beträge pro Zahlart)
- die ID des Kassensystems (Seriennummer
- der Signaturzähler
- ein Prüfwert
- und die Transaktionsnummer.
Decken sich die Angaben in der oberen Hälfte der Liste mit den Pflichtangaben für Rechnungen, sind die unteren technischer Natur und Ausprägungen der technischen Sicherung der Kasse durch die vorgeschriebenen TSE.
Die fortlaufende Transaktionsnummer dient dazu, fehlende Transaktionen einfach entdecken zu können.
Was muss bei Aufstellen einer elektronischen Kasse beachtet werden?
In § 146a AO („Ordnungsvorschrift für die Buchführung und für Aufzeichnungen mittels elektronischer Aufzeichnungssysteme; Verordnungsermächtigung“) ist in Absatz 4 geregelt, dass elektronische Kassen dem zuständigen Finanzamt gemeldet werden müssen.
Die Meldung muss umfassen:
- Name des Gewerbetrieben/Betriebes und Steuernummer
- Art der TSE der Kasse(n)
- Art und Anzahl des Aufzeichnungssystems/des Aufzeichnungssysteme
- Seriennummern und Anschaffungsdaten
Die Meldung hat binnen Monatsfrist zu erfolgen. Auch bei der Außerbetriebstellung von elektronischen Kassen ist eine solche Meldung binnen Monatsfrist erforderlich.
Quellenangaben:
[1]haufe.de/finance/buchfuehrung-kontierung/bonpflicht_186_507348.html[2] bundesfinanzministerium.de/Content/DE/FAQ/2020-02-18-steuergerechtigkeit-belegpflicht.html
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