Cloudbasierte Kassensysteme

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Cloudbasierte Kassensysteme – die wichtigsten Vorteile auf einen Blick

Die Digitalisierung schreitet unaufhörlich weiter voran, und so entwickeln sich auch Kassensysteme stetig weiter. Moderne Kassensysteme speichern heutzutage ihre Daten nicht mehr direkt auf dem Gerät, sondern in einer Cloud – also auf einem externen Server. Dieses Verfahren bietet verschiedene Vorteile, die wir ihnen an dieser Stelle vorstellen möchten.

Die Datenabfrage ist von überall möglich

Cloud-Lösungen zu Speicherung von Daten gibt es inzwischen seit einigen Jahren, und die Nachfrage nach ihnen wächst. So setzen inzwischen auch viele Kassensysteme darauf, ihre eingegeben Daten nicht mehr direkt auf einem Chip oder einer Festplatte zu speichern, sondern diese via des Internets in eine Cloud zu übertragen. Der größte Vorteil daran ist, dass die Daten von überall einsehbar sind. Wenn etwa der Chef eines Kaufhauses sehen möchte, mit welcher Kasse zu welchem Zeitpunkt, welche Umsätze gemacht wurden, dann muss er dazu nicht mehr jede einzelne Kasse aufsuchen, um sich dort die Daten abzurufen, sondern kann dies ganz bequem aus einem Büro, von zuhause aus oder sogar von unterwegs aus erledigen.

Analysen erstellen

Ein weiterer Vorteil ist, dass sich die Daten aus mehreren Kassen mit der entsprechenden Software ganz einfach vergleichen lassen. So können Sie mit solch einem System ganz schnell feststellen, an welcher Kasse der beste und an welcher der schlechteste Umsatz gemacht wird. Dies ist etwa sehr praktisch, wenn es darum geht, abzuwägen, welche Kasse in welchem Bereich geschlossen werden kann, um etwa nicht unnötig Personal zu binden.

Koppelung mit einem Warenwirtschaftssystem

Ebenfalls sehr praktisch ist, dass Cloud-Kassensysteme sich direkt mit der Software für die Warenwirtschaft koppeln lassen können. So erfasst das Warenwirtschaftssystem nach einer Eingabe in die Kasse sofort, welche Artikel das Sortiment verlassen haben und kann diese entsprechend nachbestellen. Dies erspart lästige Inventuraufgaben und damit jede Menge Zeit und Geld.

Daten gehen nicht verloren

Ein weiterer Aspekt, der für eine Cloud-Lösung bei einem Kassensystem spricht, ist die Sicherheit. So kann eine konventionelle Registrierkasse schon einmal durch einen Hardware-Fehler kaputt gehen. An die Daten in solchen Fällen heranzukommen, ist nicht immer ganz leicht und in manchen Fällen sogar ganz unmöglich. Gleiches gilt, wenn eine Kasse unerlaubt entwendet werden sollte. Wird eine Kasse mit Cloud-Speicherung gestohlen, ist zwar das Geld verschwunden, aber nicht die dazugehörigen Daten. Und auch auf der anderen Seite kann nicht viel Gefährliches passieren. Die Server, auf denen die Daten abgelegt werden, bieten ihren Kunden in den allermeisten Fällen allerhöchste Sicherheitsstandards und sichern sich mit zahlreichen Backup-Systemen ab. Zudem schützen sie ihre Server mit höchstmöglichen Vorkehrungen, damit niemand Fremdes von außen an die Daten gelangen kann.

Günstige Anschaffung

Die Anschaffung solcher Online-Kassensysteme ist oft deutlich günstiger als auf konventionelle Registrierkassen zu setzen. Der Grund dafür ist klar. Schließlich liegt die gesamte Technik zentral beim Dienstleister und muss nicht in jede einzelne Kasse integriert werden. Benötigt werden also nur ein Eingabesystem sowie gegebenenfalls ein Bargeldfach. In vielen Fällen lässt sich sogar auf vorhandene Hardware zurückgreifen. So können viele Kassen mit kleinen Zusatzmodulen aufgerüstet und so ohne große Probleme fit für eine Cloud-Lösung gemacht werden. In manchen Fällen wird noch nicht einmal eine besondere Hardware benötigt, denn auch mit dem Smartphone und einer entsprechenden App lassen sich alle benötigten Funktionen nutzen. So kann die Kasse für das Geschäft ganz bequem in der Hosentasche transportiert werden. Alternativ dazu lässt sich auch ein bereits vorhandener PC verwenden, der ebenfalls nur mit einem Zusatzprogramm und eventuell mit einem Scanner versehen werden muss.

Gesetzeskonform

Einzelhändler sind verpflichtet, bestimmte gesetzlich vorgeschriebene Kriterien beim Verkauf ihrer Waren einzuhalten. Der Hauptgrund hierfür ist vor allem die Unterbindung von Steuerbetrug und Schwarzgeld. Um diese Anforderungen zu erfüllen, sind Sie mit einem Cloud-System in der Regel immer auf der sicheren Seite. Denn die dazugehörige Software sorgt für eine hohe Datentransparenz, die nicht nur Sie als Nutzer der Software, sondern im Zweifelsfall auch der Steuerprüfer sehr gut nachvollziehen kann. Alle Daten werden in den Systemen für mindestens zehn Jahre – zumeist auch deutlich länger – gespeichert. Jeder Buchungsschritt wird in den Systemen genauesten dokumentiert, was insbesondere auch nachträgliche Änderungen betrifft. Ebenfalls eine gesetzliche Anforderung ist, dass alle Daten chronologisch und nach Konten sortiert gespeichert werden müssen. Auch das ist mit einem Cloud-System kein Problem. Steht die Erklärung zur Umsatzsteuer oder der Jahresabschluss an, dann bieten die meisten Systeme ebenfalls eine ganze Reihe an praktischen Werkzeugen an, die diese Arbeit um einiges erleichtern.

Die Nachteile solcher Systeme

Bei all diesen Vorteilen soll an dieser Stelle aber nicht versäumt werden, auch kurz einmal auf die Nachteile der Cloud-Kassensysteme einzugehen. Wichtigste Bedingung dieser Kassen ist, dass sie nur funktionieren, wenn sie mit dem Internet verbunden sind. Zudem entstehen laufende Kosten für den Serviceanbieter. Zumeist sind diese aber überschaubar. Allerdings bindet man sich in der Regel an einen Anbieter über einen längeren Zeitraum, sodass ein Wechsel zu einem anderen Dienstleister nicht ohne weiteres möglich ist. Findet doch mal ein Wechsel nach dem Ende einer Vertragslaufzeit statt, dann müssen darüber hinaus die alten Daten in das neue System übertragen werden. Auch dies kann durchaus mal mit der einen oder anderen Komplikation einhergehen.

Fazit

Trotz der eben hier beschriebenen Nachteile überwiegen die Vorteile, und Cloud-Kassensysteme sind eindeutig die Zukunft. Daher ist es auch kein Wunder, dass immer mehr Händler auf diese Systeme setzen und verstärkt mit ihnen arbeiten.

Wie Sie das Richtige Kassensystem für Ihr Geschäft finden können, lesen Sie hier in unserem Blogbeitrag:

https://www.ladenbau.de/blog/wie-finde-ich-das-richtige-kassensystem/