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Dieser Ratgeber wurde am 13.09.2024 von Ute Roggendorf überarbeitet & aktualisiert.
Inhaltsverzeichnis
Das perfekte Kassensystem für Ihr Geschäft: Der ultimative Leitfaden für Unternehmer!
Die gute alte Registrierkasse auf der Theke wird nach und nach von digitalen Kassen abgelöst. Ein modernes Kassensystem kann nämlich sehr viel mehr als Zahlungsvorgänge lückenlos zu erfassen und zu registrieren, Geld aufzubewahren und Bons auszudrucken. Welche der vielen zusätzlichen Funktionen für Ihr Unternehmen wichtig sind, hängt von Ihrer Branche, der Firmengröße und Ihren persönlichen Ansprüchen ab. Auf jeden Fall liefert Ihnen die Verknüpfung zu anderen Betriebsbereichen zahlreiche Stellschrauben, Ihr Unternehmen gezielter zu steuern.
Was ist ein Kassensystem?
Der wichtigste Unterschied zur Registrierkasse besteht darin, dass ein Kassensystem betriebliche Abläufe vernetzt. Dabei bietet die Software Schnittstellen und Zusatzfunktionen, dafür sind je nach Branche und Nutzung unterschiedliche Hardware-Komponenten erforderlich. Ein wesentlicher Vorteil und damit zugleich eine große Chance eines Kassensystems ist die Möglichkeit, es an die eigenen Bedürfnisse und Vorstellungen anzupassen.
Was kann ein Kassensystem?
Wichtige Stellschrauben eines Kassensystems sind beispielsweise:
- Abgleich mit der Warenwirtschaft: Direkterfassung von Warenausgängen, Aufstellung von Nachbestellungen
- Inventurmodus: Schnellabfrage von Lagerbeständen
- Schnittstelle zur Buchhaltung: automatische Übertragung von Umsätzen und Mehrwertsteuern des Tages
- Aufbereitung für die Steuer: jederzeit abrufbares Buchungsjournal, Auswertung in Echtzeit, vereinfachter DATEV-Export
- Synchronisierung unterschiedlicher Zahlungsmethoden: bar, Kartenzahlungen oder digitale Bezahlarten
- Marketing: Display-Werbung, Kundenkarten, Gutscheine, Rabatte
- Kundendisplay: transparente Kassiervorgänge, Angebote, Informationen
- Kundenmanagement: Erhebung von Kundendaten, Reservierungen, Auflistung von Einkäufen bzw. Dienstleistungen -> Kenntnis über Vorlieben, individuelle Rabatte oder Gutscheine
- Kundenservice: Terminbuchung, Reservierungen, Funkbonierung (automatische Bestellung am Tisch)
- Mitarbeitermanagement: Erfassung der Arbeitsstunden mit Schnittstelle zur Lohnbuchhaltung, Dienst- und Urlaubspläne, spezifische Zugangsberechtigungen
- Verkaufsanalyse: Renner und Penner, optimale Verkaufszeiten, saisonaler Verkauf, Unterschiede in den Warengruppen
- Controlling: Analysen nach Artikel, Verkäufer, Tageszeit, Deckungsbeiträgen etc.
- manipulationssichere Datenspeicherung – Finanzamt konform
- Erweiterbarkeit: neue Funktionen, mehr Nutzer, Zusatzgeräte, Filiale
Wie komme ich zu einem Kassensystem?
Es gibt mehrere Möglichkeiten, ein Kassensystem einzurichten:
- Sie nutzen die Komponenten, die Sie haben, und besorgen sich nur, was Sie noch brauchen.
- Sie mieten oder leasen die Hardware oder Komponenten und kaufen nur die Kassensoftware bzw. eine Lizenz.
- Sie entscheiden sich für einen Komplettanbieter, der Ihnen Hardware und Software liefert, vor allem aber mit Wartung und Service rund um die Uhr zur Verfügung steht.
Android oder Windows sind meist günstiger im Preis. Das Zusammenspiel von Komponenten verschiedenster Herkunft ist mittlerweile weniger störungsanfällig als früher. Trotzdem ist es wichtig, darauf zu achten, dass Ihre vorhandene Hardware und das Betriebssystem mit der Software kompatibel sind. Bei den Anbieter-Lösungen sind die Systemkomponenten gut aufeinander abgestimmt. Man kann aber sagen, dass ein Kassensystem reibungsloser läuft, wenn alle Komponenten aus einem Haus stammen.
Was brauche ich denn?
Im Prinzip benötigen Sie einen PC, eine Kassensoftware, einen Kassenladen und einen Bondrucker, oft auch noch einen Warenscanner und ein Kartenzahlgerät. Als PC werden heute meist Tablets oder iPads verwendet: Sie sehen modern aus, sind nicht allzu groß, sondern handlich und leicht zu bedienen. Vielleicht brauchen Sie auch noch einen Kassenständer oder möchten ein zusätzliches Kundendisplay. Häufig sind die Komponenten in einem Gerät vereint, manchmal sind sie teilintegriert, aber es gibt sie auch einzeln. Es kommt nämlich darauf an, ob Sie nur eine zentrale Kasse im Laden haben möchten, ob Sie eine Gastronomie mit vielen Bedienstellen betreiben oder ob Sie auch bei Haus- oder Messebesuchen auf Ihr Kassensystem zugreifen möchten.
Was soll mein Kassensystem können?
Im Gegensatz zur alten Registrierkasse ist es bei einem modernen Kassensystem einfacher, ihm Aufgaben zuzuordnen. Außerdem lässt sich die Bedienung leichter verstehen, so dass auch weniger Technikaffine intuitiv und schneller mit dieser Kasse arbeiten können: Der Kunde freut sich über einen schnellen Kassiervorgang; Ihr Mitarbeiter scheut sich nicht, die Kasse zu bedienen, und hat mehr Zeit für den Kunden. Der Verkauf wird effizienter.
Jede Kasse sollte verschiedene Mehrwertsteuersätze ausweisen können, Rabatte berechnen, Gutscheine bearbeiten, eine Stornofunktion haben, Datum und Firmenadresse auf den Bon drucken, auf Abruf Tagesberichte anfertigen.
Praktisch ist es, wenn Sie selbst Waren- und Artikelgruppen ändern oder ergänzen können, sich Preise und Rabatte frei eingeben lassen, Zwischensummen abrufbar sind oder Sie Zusatztexte für Artikel im Bon hinterlegen können. So erledigen Sie Ihre Produktdatenpflege mit nur wenigen Klicks.
Mehr Möglichkeiten gewinnen Sie, wenn Ihr Kassensystem Stammkundenpflege, Gutscheinverwaltung, Rechnungsduplikate, Pfandabrechnungen, Gutschriftenverwaltung, Talondruck sowie Artikeldaten-Im- und -Export beherrscht. Möglich ist sogar die Integration eines Filialmanagements.
Neben dem Kassenbuch sind Auflistungen nach Kasse, Warengruppe, Mitarbeiter, Tageszeit, Zeitraum, Storno oder Rabatt bestenfalls in frei wählbaren Zeitrahmen optimal.
Warum gibt es branchenspezifische Lösungen?
Jede Branche stellt spezielle Anforderungen, die die Anbieter bereits im Kassensystem angelegt haben, während andere Funktionen dann nicht gebraucht werden. Dafür nutzen die Anbieter ihre Erfahrungen aus der Praxis mit Kunden und sind so ganz nah an deren Bedürfnissen. Hier einige Beispiele: Der Einzelhandel führt seine Artikel in einer Vielzahl an Varianten, die er jeweils in Menge und Preis erfassen will. In einem stationären Geschäft kann auch ein Kassensystem genügen, das nur einmal am Tag online ist, um die Daten zu synchronisieren. Für einen Dienstleister ist es wichtig, verschiedene Zahlungsarten anbieten zu können. Für ihn ist es außerdem praktisch, wenn sich Termine online buchen lassen. Vielleicht möchte er zusätzlich erfassen und auswerten, was seine Kunden anfragen und wie oft und wieviel sie seine Dienstleistung nutzen. In einem Handwerksbetrieb sollen Bestellungen, Auslieferungen und Retouren gemanagt werden. Wer außerhaus arbeitet, braucht ein System, dass auch offline funktioniert und eine lange Akkulaufzeit hat. In einer Gastronomie soll jede Bedienperson ein eigenes Handheld mit spezifischen Zugriffsrechten nutzen können. Wer Filialen unterhält oder nicht immer vor Ort ist, möchte von überall Zugriff auf seine Daten haben.
Welche rechtlichen Anforderungen muss ein Kassensystem erfüllen?
Allgemeine Grundlage ist seit 2015 die GoBD. Sie enthält die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Sie gilt für Steuerpflichtige, insbesondere aber für die verwendeten EDV-Systeme, und regelt die Art und Weise, wie die Daten aufgezeichnet, gespeichert und abrufbar sein sollen. Hinzu kamen Verordnungen und Bestimmungen, die dazu dienen, Manipulationen bei den Kassenvorgängen zu unterbinden. Ziel ist, betrügerisches Handeln zu erschweren und Steuerhinterziehung einzudämmen, indem ein Kontrollmechanismus installiert wurde.
Der erste Schritt war die Einführung der Belegausgabepflicht, kurz Bonpflicht, zum Januar 2020. Sie betrifft Einzelhändler, Dienstleister oder Gastronome, ausgenommen sind Gewerbetreibende mit offenen Kassen. Mit langen Übergangsfristen – auch wegen Corona – trat zudem zum 1. Januar 2023 die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) in Kraft. Danach müssen alle elektronischen Registrierkassen und Kassensysteme eine TSE, eine Technische Sicherheitseinrichtung, haben. Dabei erfasst das Sicherheitsmodul lückenlos jeden einzelnen Kassenvorgang, bezeichnet und codiert ihn unveränderbar; das Speichermedium signiert bzw. verschlüsselt und archiviert ihn in einem standardisierten Dateiformat, während eine einheitliche digitale Schnittstelle dafür sorgt, dass das Finanzamt jederzeit alle Kassendaten auslesen kann.
Wie sicher ist mein Kassensystem vor Manipulationen?
Seit diese Änderungen anstanden, haben viele Anbieter entsprechende Kassensysteme entwickelt und sie sich zertifizieren lassen. Bei einigen Kassenmodellen gibt es auch die Möglichkeit, sie mit einer zertifizierten TSE nachzurüsten. Sie sollten abwägen, ob sich das Aufrüsten für Sie lohnt und wie kompatibel Ihre Komponenten sind. Meist rechnet sich aufgrund der vielen unternehmerischen Vorteile eher die Investition in ein neues Kassensystem. Achten Sie immer darauf, dass ein TSE-Zertifikat vorliegt. Insbesondere wenn Sie sich für eine open-source-Software entscheiden sollten! Sie hat zudem den Nachteil, dass Sie hier keinen Service und keine Wartung erwarten können.
Die Technische Sicherheitseinrichtung muss die Vorgaben des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) erfüllen. An dieser Richtlinie orientieren sich die Prüfstellen, die die einzelnen Komponenten der jeweiligen Anbieter teilzertifizieren. Diese haben dafür zu sorgen, dass für die Nutzer der TSE alle Teilzertifizierungen gültig sind. Aus dem Grundsatz der Technologieoffenheit ergibt sich, dass beispielsweise bei der Speicherung sowohl Hardware-Lösungen mit speziellen USB-Sticks oder SD-Karten als auch Cloud-Lösungen erlaubt sind. Für Sie als Nutzer ist die Liste der zugelassenen Zertifizierstellen einsehbar.
Wie überprüft das Finanzamt die ordnungsgemäße Kassenführung?
Dank der neuen TSE kann eine Prüfung schnell und unbürokratisch erfolgen: Der Finanzbeamte kann einfach unangemeldet kommen und etwas kaufen, so dass er einen Kassenbon erhält. Er gleicht dann mithilfe einer speziellen Software die Bondaten mit den von der TSE gespeicherten Daten ab. Diese so genannte Kassennachschau ist dann beendet, wenn alles stimmt. Ansonsten ist einen Betriebsprüfung fällig, die eine ganze Reihe von Kassendaten einer genaueren Kontrolle unterzieht.
Welche Besonderheiten hat ein Kassensystem für die Gastronomie?
In der Gastronomie geht es um Kundenservice und um Geschwindigkeit, wobei ein ausgereiftes Kassensystem mit einem Handheld pro Bedienperson gute Dienste leisten kann: Es zeigt einen Raum- und Tischplan für Reservierungen, für Bestellungen und für Rechnungen. Bei der intuitiven Bedienung des Kassendisplays helfen Symbole oder Bilder, während das Handheld die Bestellung direkt in die Küche senden kann. Das Kassensystem sortiert die Bestellungen den Tischen zu und kann Rechnungen trennen, umbuchen oder splitten. Komplexere Programme können auch Gutscheine einlösen oder Rabatte gewähren sowie kontaktloses Bezahlen über verschiedene Zahlungswege ermöglichen.
Ein To-Go-Button ist für Außerhausverkäufe praktisch, um die Mehrwertsteuersätze direkt anzugleichen. Eine nette Zusatzfunktion ist die Organisation nach Zutaten bei Speisen oder Getränken: Dadurch ist es möglich, Beilagen beliebig hinzuzufügen oder zu entfernen. Das macht Bestellungen für Kunden komfortabel, und Sie wissen sofort, wann Sie Nachschub bestellen müssen. Eine weitere Funktion verschafft Freiräume, weil sie zuverlässig weiß, welche Produkte zur Happy Hour wie berechnet werden.
Ein Gastronomiesystem druckt Belege, verschickt Rechnungen oder stellt QR-Codes digital bereit. Außerdem hat so ein Kassensystem eine Trinkgeldfunktion und eine Mitarbeiterverwaltung. Das System bucht dann beispielsweise für jede Bedienperson extra und kann definierte Zeiträume zusammenfassen. Damit alle Abläufe schneller und reibungsloser geschehen, können Bons auch in der Küche oder an der Theke angezeigt oder ausgedruckt werden. An ein solches Kassensystem lassen sich zusätzlich mobile Bestellterminals anbinden.
Welche Vorteile bietet ein cloudbasiertes Kassensystem?
Ein Kassensystem, das an eine Cloud angeschlossen ist, nutzt Rechenleistung, Speicherplatz und Software über das Internet. So können Sie an eigenen Ressourcen sparen: Sie müssen keine große Investition tätigen, sondern zahlen monatliche Lizenzen. Sie brauchen keine IT-Spezialisten für Wartung und Service. Sie laufen weder Gefahr, etwas im eigenen System zu beschädigen, noch Daten zu verlieren. Zudem erfolgen durch den Anbieter regelmäßige Updates im gesamten Kassensystem, ohne Aufwand oder zusätzliche Kosten. Er sorgt auch für den Ausfallschutz.
Der Zugriff auf das Kassensystem ist jederzeit und von jedem Gerät möglich, sofern es Internetzugang hat. Somit können Sie Ihre Kassendaten bequem von zuhause aufrufen, um beispielsweise Tagesstatistiken aufzustellen oder um anhand der Tischreservierungen Ihr Personal zu planen. Ein großer Vorteil ist auch, dass Sie Berechtigungen an Ihre Mitarbeiter vergeben können, so dass jede Person das einsehen oder bearbeiten kann, was Sie ihr zugestehen. So kann dann zum Beispiel Ihr Bedienpersonal den Bestellbon mit der Küche und mit der Bar teilen, so dass ihn alle gemeinsam abarbeiten können. Außerdem ist ein cloudbasiertes Kassensystem jederzeit erweiterbar, beispielsweise wenn Sie Funktionen hinzufügen möchten, einen neuen Mitarbeiter einstellen, ein weiteres Kartenzahlungsgerät anschließen möchten, aber auch, wenn Sie planen, eine Filiale zu eröffnen.
Ein cloudbasiertes Kassensystem lässt sich auch so nutzen, dass die Tresenkasse oder die Handhelds nur dem Kassiervorgang dienen, während Sie Ihre betriebswirtschaftlichen Aufgaben an einem stationären PC verwalten.
Wer nur wenige Funktionen benötigt oder in einer Gegend mit unzulänglichem Internetzugang arbeitet, braucht unter Umständen nicht immer online zu sein: Es genügt, wenn das Kassensystem einmal am Tag seine Daten synchronisieren kann. Für komplexe Systeme hingegen – vor allem mit vielen Zugangsberechtigten oder mit unzähligen statistischen Abfragemögllichkeiten – ist eine stabile Internetverbindung notwendig.
Die deutschen Anbieter für Gastronomie-Kassensysteme speichern in der Regel Ihre Daten in einem Rechenzentrum in Deutschland. Damit unterliegen sie den strengen deutschen Sicherheitsvorgaben.
Fazit
Die Investition in ein modernes Kassensystem lohnt sich in mehrfacher Hinsicht: Es sorgt für einen sichtbar professionellen Auftritt, der noch dazu sämtliche Vorgänge vereinfacht, für Sie, Ihre Mitarbeiter und für Ihre Kunden. Sie haben die Möglichkeit, Abläufe und Handhabung zu individualisieren. Sie können Ihre Kassensystem an Ihre Warenwirtschaft anbinden und für Ihr Mitarbeitermanagement und Ihren Kundenservice nutzen. Das System akzeptiert diverse Zahlungsoptionen. Sie gewinnen hilfreiche Analysetools für Ihre Unternehmenssteuerung. Sie können Ihren buchhalterischen und steuerlichen Pflichten gesetzeskonform nachkommen. Das Kassensystem ist datensicher und immer auf dem neusten Stand. Die Möglichkeit zur Cloud-Anbindung verringert Ihre Investition, aber vergrößert Ihre Sicherheit und Ihre Möglichkeiten.
Quellen:
tillhub.de/tillhub-kassensysteme/?utm_medium=cpc&utm_source=bing&utm_campaign=DE-Search_Generic_Kassensystem_Gastro
tradingtwins.com/lp/de/kassensysteme-gastronomie/
kassensystemevergleich.de/ipad-registrierkassen-und-kassensysteme/
kassensystemevergleich.de/gastronomie-registrierkassen-und-kassensysteme/
kassensystemevergleich.de/einzelhandel-kassensystem/
wikipedia.org/wiki/Registrierkasse
fuer-gruender.de/wissen/unternehmen-fuehren/buchhaltung/kasse/registrierkasse/#:~:text=Eine%20Registrierkasse%20ist%20ein%20Kasten%EE%80%80%20mit
heise.de/download/blog/Die-Vorteile-und-Nachteile-des-Cloud-Computing-3713041
ready2order.com/de/post/9-gruende-fuer-ein-cloud-kassensystem/
tillhub.de/kassensysteme-gastronomie/
Ich möchte mein Kassensystem für meine Kantine nachrüsten. Gut zu wissen, dass eine intuitive Bedienung elementar ist. Ich werde mich darüber genauer informieren und was man unter den tSE genau versteht.