Die gute alte mechanische Registrierkasse, bei der von Hand Preise eingetippt und durch das Drehen einer Kurbel die Gesamtsumme der Einkäufe ermittelt wurde, ist heute allenfalls noch als nostalgisches Deko-Objekt in Ladeneinrichtungen mit Retro-Charme zu finden. An ihre Stelle sind moderne Kassensysteme getreten, die weitaus mehr Aufgaben erfüllen, als die Erfassung von Verkaufsaktivitäten und das Auswerfen von Kaufbelegen.
Die Kassensysteme unserer Zeit verfügen über eine Vielzahl von Funktionen, die verschiedene Bereiche der Buch- und Lagerhaltung miteinander vernetzen. Auf Knopfdruck erhalten Geschäftsinhaber so vielfältige Informationen über den aktuellen Geschäftsverlauf. Doch nicht nur die technische Überlegenheit der elektronischen Kassensysteme, sondern auch der Gesetzgeber hat maßgeblich dazu beigetragen, dass die mechanische Registrierkasse aus unserem Leben und von den Ladentheken weitgehend verschwunden ist.
Inhaltsverzeichnis
Gesetzlichen Rahmenbedingungen mit innovativen Kassen-Apps gerecht werden
Auf Grund immer neuer gesetzlicher Vorgaben müssen moderne Kassensysteme heute zahlreiche Voraussetzungen erfüllen. Spätestens seit 01.04.2021 müssen elektronische Registrierkassen aufgrund der Kassensicherungsverordnung, kurz KassenSichV, mit einer technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ausgestattet sein.
Die TSE legt zunächst ausnahmslos alle Transaktionen, die an einer Kasse durchgeführt werden, in einem internen Speicher unveränderlich ab. Danach wird ein Code an die Kasse gesendet, der auf dem Verkaufsbeleg erscheint. Dieser Beleg muss seit Anfang des Jahres 2020 entweder ausgedruckt oder dem Kunden auf elektronischem Wege übermittelt werden.
Neben den Anforderungen der KassenSichV müssen die Kassensysteme außerdem den Bestimmungen der Verordnungen GOBD und DSGVO genügen. Diese regeln die elektronische Führung und Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen nach der Steuerprüfung.
Einfache Bedienung stärkt die Akzeptanz
Moderne Kassensysteme wie die App von autemio erfüllen alle Vorgaben, die für eine gesetzeskonforme Abrechnung erforderlich sind. Darüber hinaus bieten sie aber noch eine Vielzahl weiterer Vorteile, die eine Entlastung von Geschäftsinhabern und Mitarbeitenden bedeuten. Dies gelingt jedoch nur, wenn das System trotz der vielfältigen Funktionen intuitiv bedient werden kann.
Damit die Kassen-App im stressigen Arbeitsalltag angenommen wird, muss sie leicht verständlich sein und ohne lange Einarbeitungszeiten einsetzbar sein. Das gilt nicht nur für den Einsatz eines Kassensystems im stationären Handel und bei ortsgebundenen Dienstleistungen, sondern auch in mobilen Einheiten wie Foodtrucks, Marktständen und anderen Geschäften, deren Aktivitäten sich nicht auf ein festes Ladenlokal beschränken.
Auch offline mobil einsetzbar
In diesen Unternehmen ist mobiles Kassieren auch ohne eine permanente Verbindung zum Internet gefragt. Deshalb sind die Apps von autemio und anderen Anbietern auch offline einsetzbar. Selbst im Offline-Modus ist es unter anderem möglich,
- Bons zu drucken
- Stornos vorzunehmen
- Gutscheine auszugeben und einzulösen
- Zwischen verschiedenen Bedienern zu wechseln
- Bareinlagen und -entnahmen festzuhalten
Die Verbindung zwischen den verschiedenen Systemkomponenten (Bondruckern, Barcodescanner) erfolgt mit Hilfe der Bluetooth-Technologie. Auf diese Weise wird absolute Flexibilität beim mobilen Kassieren erreicht.
Sobald das mobile Gerät wieder mit dem Internet verbunden ist, werden die in der Zwischenzeit erfassten Daten an Cloud-Dienst gesendet und mit diesem synchronisiert. Da alle Daten in einer Cloud gespeichert und gesichert werden, ist ein Zugriff auf die Zahlen unabhängig vom jeweiligen Aufenthaltsort möglich. Auf diese Weise behalten Geschäftsinhaber in jeder Situation die volle Kontrolle über die letzten Entwicklungen im Unternehmen. Das Abrufen von aktuellen Auswertungen ist von jedem Ort aus und jederzeit möglich.
Moderne Kassen-Apps liefern aber nicht nur Informationen zum aktuellen Kassenstand und dessen Entwicklung, sondern auch über die verfügbaren Artikel und Dienstleistungen. Mit den Systemen ist es möglich, Mengen zu bearbeiten, Artikeldetails anzuzeigen oder auch individuelle Artikelkategorien anzulegen. In die Software integriert ist auch eine spezielle Suchfunktion, die es erlaubt, gezielt nach bestimmten Artikeln oder Informationen zu suchen.
Passende Hardware bei App-Anbietern erhältlich
Damit eine Kassen-App störungsfrei genutzt werden kann, wird neben einer zuverlässig laufenden Software auch die entsprechende Hardware benötigt, die von den Anbietern auf Wunsch ebenfalls zur Verfügung gestellt wird. Im Fall der Kassen-App von autemio besteht das Hardware-Paket aus einem Tablet inklusive einer passenden Halterung sowie einem Bondrucker und der gesetzlich vorgeschriebenen Sicherheitseinrichtung.
Diese Standardausrüstung ist besonders für den Einsatz in Ladenlokalen, Food-Trucks und Markständen geeignet. Darüber hinaus stehen weitere optionale Komponenten zur Verfügung, die je nach Bedarf zur Grundausstattung hinzugefügt werden.
Unabhängig davon, ob ein Kassensystem für den stationären Einsatz in einem Ladengeschäft oder für einen mobilen Verkaufsstand angeschafft wird, spielen die Kosten für die Verwendung der Technologie eine entscheidende Rolle. Faire Abrechnungsbedingungen und flexible Konditionen zeichnen gute Angebote ebenso aus wie kostenlose Updates der Software mit neuen Funktionen.
Auch wenn so mancher Kunde aus nostalgischen Gründen die alte mechanische Registrierkasse vielleicht vermissen mag, die meisten ehrlichen Geschäftsinhaber schätzen jedoch die vielfältigen Funktionen und die Arbeitserleichterungen, die moderne Kassensysteme bieten. Nur mit Hilfe der innovativen Technik sind sie in der Lage, die aktuellen gesetzlichen Vorschriften zu erfüllen und auch im mobilen Einsatz den heutigen Zahlungsgewohnheiten ihrer Kunden gerecht zu werden.
Gastbeitrag von Dr. Tobias Mönch von autemio
Bildnachweis:
Beitragsbild © autemio.de